KI-Schulungspflicht: Was der EU AI Act 2026 von dir verlangt

Wenn dein Team ChatGPT, Copilot oder einen anderen KI-Dienst beruflich nutzt, musst du nach Art. 4 EU AI Act etwas für seine KI-Kompetenz tun. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und wurde zum 27. Juli 2026 entschärft. Seit dem 2. August 2026 können Behörden sie kontrollieren. Ein Zertifikat brauchst du nicht, wohl aber nachweisbare Maßnahmen. Unser Workshop Countdown deckt das ab 1.500 € für dein ganzes Team ab.

Was verlangt Art. 4 EU AI Act?

Art. 4 ist eine der ersten Regeln des EU AI Act, die schon gilt. Er verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen.

Seit dem 27. Juli 2026 gilt eine neue Fassung. Sie kommt aus der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten Digital Omnibus. Der Kern lautet jetzt:

Anbieter und Betreiber „ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind“. Die Pflicht verlangt nicht, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren“.

Vorher mussten Unternehmen „nach besten Kräften sicherstellen“, dass ihr Personal ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz hat. Die neue Fassung ist also weicher. Die Pflicht zu handeln bleibt aber bestehen.

Was „passende Maßnahmen“ sind, hängt laut Art. 4 von drei Dingen ab:

• technisches Wissen, Erfahrung und Ausbildung deiner Mitarbeitenden
• der Zusammenhang, in dem die KI eingesetzt wird
• die Personen, bei denen die KI eingesetzt wird, zum Beispiel Kunden oder Patienten

Betrifft die KI-Schulungspflicht auch dein Unternehmen?

Sehr wahrscheinlich ja. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 EU AI Act jedes Unternehmen, das ein KI-System in eigener Verantwortung nutzt. Ausgenommen ist nur die rein private Nutzung.

Situation	Betroffen?
Mitarbeitende schreiben E-Mails oder Angebote mit ChatGPT, Claude oder Copilot	Ja, als Betreiber
Ein KI-Agent beantwortet Kundenanfragen	Ja, als Betreiber
Ihr entwickelt selbst eine KI-Software und verkauft sie	Ja, als Anbieter
Freelancer oder Dienstleister arbeiten in deinem Auftrag mit deinen KI-Tools	Ja, sie zählen als „andere Personen in deinem Auftrag“
Eine Mitarbeiterin nutzt ChatGPT nur privat am Wochenende	Nein

Die Unternehmensgröße spielt keine Rolle. Auch ein Handwerksbetrieb mit fünf Leuten ist betroffen, wenn dort KI im Job genutzt wird. Für kleine und mittlere Unternehmen sollen Kommission und Mitgliedstaaten aber Hilfen anbieten (Art. 4 Abs. 2).

Was hat sich 2026 geändert?

2026 ist beim EU AI Act viel passiert. Für die meisten Unternehmen sind diese Daten wichtig:

Datum	Was gilt
2. Februar 2025	Art. 4 (KI-Kompetenz) und die Verbote nach Art. 5 gelten.
27. Juli 2026	Neue, weichere Fassung von Art. 4 tritt in Kraft (VO (EU) 2026/1744).
2. August 2026	Der EU AI Act gilt allgemein. Nationale Behörden können Art. 4 überwachen und durchsetzen.
2. Dezember 2027	Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III, zum Beispiel KI im Bewerbungsverfahren. Ursprünglich war August 2026 geplant.
2. August 2028	Pflichten für Hochrisiko-KI in Produkten nach Anhang I, zum Beispiel Maschinen oder Medizinprodukte

Die EU-Kommission hatte im November 2025 sogar vorgeschlagen, die Pflicht ganz auf Staaten und Kommission zu verlagern. Das ist nicht gekommen. Die Pflicht liegt weiter beim Unternehmen.

Drohen Bußgelder bei fehlender KI-Schulung?

Im Bußgeldkatalog des EU AI Act (Art. 99) steht Art. 4 nicht. Die oft genannten „bis zu 35 Mio. Euro“ gelten für verbotene KI-Praktiken nach Art. 5, nicht für fehlende Schulungen.

Ganz folgenlos ist es trotzdem nicht. Die Mitgliedstaaten regeln Sanktionen für alle Verstöße gegen die Verordnung (Art. 99 Abs. 1). Laut EU-Kommission können nationale Marktüberwachungsbehörden Verstöße gegen Art. 4 nach nationalem Recht ahnden. Dazu kommt ein praktisches Risiko: Passiert durch falsch genutzte KI ein Schaden, wird man fragen, ob dein Team geschult war.

Am besten schützt dich ein einfacher Nachweis: Wer wurde wann wozu geschult, und welche Regeln gelten im Unternehmen?

So setzt du die Pflicht in 5 Schritten um

Die EU-Kommission schreibt kein Format vor. Bewährt hat sich dieser Ablauf:

1. Bestandsaufnahme. Welche KI-Tools nutzt dein Team, wer nutzt sie, wofür? Eine Liste reicht.
2. Rollen festlegen. Wer nur Texte formuliert, braucht weniger Wissen als jemand, der einen KI-Agenten mit Kundendaten betreut.
3. Schulen. Grundlagen für alle: Wie arbeitet ein Sprachmodell, wo macht es Fehler, welche Daten dürfen hinein? Für die Rollen mit mehr Verantwortung gibt es Vertiefungen.
4. Regeln aufschreiben. Eine KI-Richtlinie auf ein bis zwei Seiten: erlaubte Tools, verbotene Daten, wer freigibt.
5. Dokumentieren und wiederholen. Teilnahmelisten, Inhalte und Datum ablegen. Mit jedem neuen Tool oder neuen Mitarbeitenden ergänzen.

Rechenbeispiel: Aufwand für ein Team mit 20 Mitarbeitenden

Maßnahme	Aufwand intern	Kosten extern
Bestandsaufnahme der KI-Tools	2 Stunden Geschäftsführung	–
Workshop halbtags für alle	20 × 4 Stunden = 80 Stunden	ab 1.500 € (KI-Workshop)
KI-Richtlinie abstimmen	3 Stunden	im Workshop enthalten (Grundregeln)
Dokumentation ablegen	1 Stunde	Teilnahmenachweise im Workshop enthalten
Summe	rund 86 Stunden	ab 1.500 €

Annahme: Alle 20 Personen nutzen KI im Alltag und brauchen dieselben Grundlagen. Einzelne Rollen mit mehr Verantwortung brauchen später eine Vertiefung. Unser KI-Workshop ist auch ganztägig buchbar.

Ein Teil der Kosten ist oft förderfähig. Die Arbeitsagentur übernimmt bei Weiterbildungen mit mehr als 120 Stunden in Unternehmen unter 50 Beschäftigten bis zu 100 % der Lehrgangskosten (§ 82 SGB III). Dafür ist ein halbtägiger Workshop zu kurz. Mehrere Länder fördern aber auch kürzere Schulungen. Welche Programme für dich passen, zeigt unsere Förderübersicht.

So geht ROCKET9 vor

Unser KI-Workshop ist auf Art. 4 zugeschnitten. Er dauert einen halben oder ganzen Tag, vor Ort oder online.

1. Vorgespräch: Wir klären, welche Tools dein Team nutzt und wer teilnimmt.
2. KI verstehen: Wie Sprachmodelle arbeiten, wo sie Fehler machen, was Datenschutz und EU AI Act verlangen.
3. Praxis: Dein Team löst echte Aufgaben aus dem eigenen Alltag mit KI.
4. Regeln: Gemeinsam halten wir Grundregeln für die sichere Nutzung fest.
5. Nachweis: Jede Person erhält einen Teilnahmenachweis. Du bekommst die Unterlagen für deine Dokumentation.

Halbtags kostet der Workshop ab 1.500 €. Nebenbei sammeln wir Ideen, welche Routinearbeit ein KI-Agent übernehmen könnte. Was so etwas kostet, steht in unserem Ratgeber KI-Agent Kosten.

Häufige Fragen

Brauche ich ein Zertifikat für die KI-Schulung?

Nein. Die EU-Kommission sagt ausdrücklich, dass kein Zertifikat nötig ist. Es gibt auch kein vorgeschriebenes Schulungsformat. Wichtig ist, dass die Maßnahmen zu deinem Einsatz von KI passen und dass du sie belegen kannst. Ein Teilnahmenachweis mit Datum und Inhalten ist dafür ein guter Beleg.

Muss ich einen KI-Beauftragten ernennen?

Nein. Art. 4 schreibt keine eigene Stelle und keine besondere Organisation vor. In der Praxis hilft es aber, eine Person zu benennen, die die Liste der KI-Tools pflegt und neue Mitarbeitende einweist. In kleinen Unternehmen ist das oft die Geschäftsführung selbst.

Wer kontrolliert die KI-Schulungspflicht?

Seit dem 2. August 2026 sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden zuständig, nicht das KI-Büro der EU. In Deutschland ist das nach dem KI-Marktüberwachungsgesetz die Bundesnetzagentur.

Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?

Ja. ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot sind KI-Systeme im Sinne des EU AI Act. Sobald dein Team sie beruflich nutzt, bist du Betreiber und Art. 4 gilt. Der Aufwand ist dann aber überschaubar: Grundlagen, klare Regeln zu Kundendaten und ein Nachweis reichen meist aus. Welches Tool zu euch passt, vergleichen wir in ChatGPT oder Claude.

Wie oft muss die Schulung wiederholt werden?

Eine feste Frist gibt es nicht. Du solltest nachschulen, wenn ein neues KI-Tool eingeführt wird, wenn sich ein Tool stark ändert oder wenn neue Mitarbeitende anfangen. Viele Unternehmen frischen das Wissen einmal im Jahr auf. Neue Kolleginnen und Kollegen bekommen die Grundlagen beim Onboarding.

Zählen auch Freelancer und Leiharbeitskräfte?

Ja, wenn sie in deinem Auftrag mit deinen KI-Systemen arbeiten. Art. 4 nennt ausdrücklich „andere Personen, die in ihrem Auftrag“ mit KI befasst sind. Du musst sie nicht selbst schulen, solltest dir aber zeigen lassen, dass sie die nötigen Grundlagen haben.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act), Art. 3 Nr. 4, Art. 4, Art. 99, Art. 113, konsolidierte Fassung, Stand: 27. Juli 2026
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI), Art. 1 Nr. 5, Amtsblatt vom 24. Juli 2026
• EU-Kommission: AI Literacy – Questions & Answers, Stand: 20. Oktober 2026
• Bundesagentur für Arbeit: Förderung von Weiterbildung (§ 82 SGB III), Stand: 18. Oktober 2026